Projets-19 recrute un.e agent(e) administratif(ve) et d’accueil

Association de développement local (16 salariés), Projets-19 intervient sur l’accompagnement de projet (association et activité de l’économie sociale et solidaire) et le retour à l’emploi.

Pour postuler, envoyer votre CV et une lettre de motivation par mail : direction@projets19.org

Le poste est à pourvoir immédiatement.

Fiche de poste

Agent(e) administratif(ve) et d’accueil

Association de développement local (16 salariés), Projets-19 intervient sur l’accompagnement de projet (association et activité de l’économie sociale et solidaire) et le retour à l’emploi.

Missions confiées

  • Accueil
  • Ouverture et fermeture du local de Projets-19
  • Accueil physique et téléphonique
  • Donner un premier degré d’information sur les activités de Projets-19 Prise de messages précis et fidèles aux appels sur le cahier réservé à cet effet,
  • Ventilation des mails, des appels et des messages
  • Actualisation de l’affichage, de l’information, de la documentation et des plaquettes publicitaires
  • Présentation dynamique de l’ensemble des activités de Projets-19 Ecoute attentive de la demande, présentation de l’Association et de toutes ses activités
  • Passer le relai vers une réponse adaptée (Accompagnement,  parcours…)
  • Orientation en interne ou externe en fonction de la situation de  la personne en fonction des critères établis
  • Réalisation de tâches administratives
  • Réception, enregistrement, mise sous enveloppe, affranchissement et archivage du courrier, des AR, et approvisionnement en timbres via le site « Mon timbre ne ligne »
  • Rédaction de mail, de compte rendu et de lettre simple
  • Suivi des problèmes techniques des locaux et information à la hiérarchie Elaboration et suivi  des tickets pour le prestataire informatique à partir du logiciel  dédié
  • Préparation des commandes de fournitures pour validation par la directrice-adjointe, réception et vérification des livraisons,  suivi des stocks de fournitures et des fournisseurs
  • Travaux de reprographie (photocopie, cartes de visite et de correspondance de l’équipe)
  • Classement des documents selon la procédure (contrats, factures, lettre de résiliation, AR, …) et dossiers de convention (appel à projet, cahier des charges, dossiers de subvention, convention, bilans techniques et financiers, échange de mails, …)
  • Centraliser les  demandes d’autorisation d’absence et les justificatifs de transport de l’équipe pour validation de la directrice adjointe
  • Rechercher des fournisseurs pour élaborer des devis simples et en faire le suivi

Missions ponctuelles et spécifiques :

  • Organisation de l’assemblée générale
  • Portage d’appels à projet ou marchés publics auprès des directions des achats concernées
  • Archivages des dossiers de Projets-19

Compétences mobilisées

  • Disponibilité, autonomie, dynamisme
  • Capacité à avoir un comportement professionnel et distancié
  • Capacité à être force de proposition et à se tenir au courant de l’actualité des quartiers et de la Ville de Paris
  • Méthode, rigueur dans l’organisation du travail
  • Maitrise de l’outil informatique windows
  • Expression correcte à l’oral comme à l’écrit
  • Respect de la confidentialité des informations traitées
  • Capacités en matière de médiation et de gestion de conflits
  • Capacité à planifier son activité (sens de l’organisation)
  • Participer à un bon climat par son comportement et une attitude loyale et exemplaire
  • Capacité à véhiculer une image positive, dynamique et efficace de l’association en toutes circonstances
  • Avoir envie d’apprendre et d’évoluer dans ses missions

Exigences du poste

  • Travail seul et en équipe
  • Etre ponctuel et disponible
  • Etre à l’écoute
  • Utiliser un langage normalisé, une tenue correcte

Profil

Bac pro secrétariat  L’éligibilité au contrat aidé ou aux emplois francs sera examinée

Condition d’emploi

  • CDD de 12 mois minimum
  • Temps complet
  • Salaire : 1539 brut mensuel
  • Tickets restaurant